Substituição da GIA de São Paulo: Quais os procedimentos para retificar a GIA-SP

Anteriormente publicamos uma matéria sobre a Nova Gia de São Paulo, onde comentamos sobre do o é a obrigação GIA/SP, tal como seus prazos, multas, e principais registros e quais foram as mudanças sofridas por ela em 2020. Se você ainda não leu esta matéria, clique aqui.  

Hoje, trataremos de um tema muito procurado dada a complexidade desta obrigação acessória. Quais são os procedimentos necessários para retificar (ou substituir) a GIA de São Paulo (GIA-SP) após ter realizado sua entrega previamente. 

Substituição de GIA – SP: Como realizar

A GIA deve ser elaborada e transmitida pelos contribuintes enquadrados no regime periódico de apuração, nos termos do artigo 253 do RICMS, devendo refletir fielmente a escrita fiscal do contribuinte. 

Normalmente ouvimos falar o termo “retificar a GIA”, mas na realidade esta é uma forma equivocada para tratar de como corrigir erros ou omissões na obrigação após já ter realizado sua entrega. 

Segundo o que é regulamentado pelo artigo 17 do Anexo IV da Portaria CAT 92/98, caso ocorram erros no preenchimento GIA-SP, o procedimento a ser tomado é a substituição da GIA.  

 A GIA substitutiva deverá ser enviada através do Posto Fiscal Eletrônico. 

Atenção: É importante ressaltar que a substituição não pode ser requerida quando for necessária a reconstrução da escrita fiscal, procedimento o qual necessita de autorização própria, como indicado no artigo 226 do RICMS. 

A Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo informa que, nos casos de omissão na escrituração de documentos fiscais, o procedimento adequado é o lançamento extemporâneo no mês da descoberta da omissão, lavrando-se termo no livro Modelo 6 (RUDFTO) referente ao ocorrido, e recolhendo o ICMS somado aos acréscimos moratórios, se for o caso. 

Quanto custa para retificar (substituir) a GIA – SP

Existem duas opções para pagamento da taxa, de acordo com a norma que rege o assunto (Lei 15.266, de 26-12-2013, artigo 32, e Anexo I, Capítulo II, item 3.2). Vamos a elas: 

• Taxa anual de serviços eletrônicos em vigência (prevista no artigo 32 da Lei, e no valor de 12 UFESP’s – correspondente a R$ 349,08 em 2021).  Para recolhimento da taxa anual única, o contribuinte deverá:
• Acessar o Posto Fiscal Eletrônico: Selecionar a opção “Emissão de Guia para Pagamento” em “Taxa de Serviços Eletrônicos”
• Informar o CNPJ completo do estabelecimento e selecionar a vigência da Taxa Anual de Serviços Eletrônicos

• Será gerado o DARE relativo à Taxa anual de serviços eletrônicos.

O contribuinte terá direito a uma cesta de serviços, dentre eles todos os pedidos de substituições de GIA protocoladas no período de até 1 ano, nos termos da Portaria CAT 06/2020. 

• Recolher por DARE 3,3 UFESPs para cada evento (prevista no Anexo I, Capítulo III, item 3.2 da Lei, correspondente a R$ 96,00 em 2021). Neste caso, o contribuinte deverá:
• Acessar o Sistema Ambiente de Pagamentos

• Na opção do menu “Emissão de DARE”, clicar na aba “Demais Receitas”, selecionar o órgão “SEFAZ – Secretaria da Fazenda e Planejamento” e o serviço “1648 – Substituição de GIA ou outra declaração de informações econômico-fiscais relativas ao ICMS” e clicar em “prosseguir”. Obs.: Se houver pagamento da DARE 164-8 em descrição de serviço diferente do indicado acima, o reconhecimento do pagamento da taxa não poderá ser feito de forma automática. Neste caso, o contribuinte deverá pagar a taxa com o código correto, e solicitar restituição do pagamento indevido conforme procedimento descrito no Guia do Usuário do DARE.
• Preencher os dados do documento. Caso haja necessidade de substituição de mais de uma GIA, podem ser gerados vários DAREs através do preenchimento do campo “Quantidade de Documentos Detalhe”.
  Obs.: O campo “Referência” não é utilizado pela GIA
• Adicionar à “Cesta de Débitos”
• Na aba “Cesta de Débitos”, clicar no botão “Emitir DARE”.

Atenção: o sistema utilizará os DAREs pagos para GIAs substitutivas pendentes de taxa porventura existentes na ordem da referência mais antiga para a mais recente.  

Em ambas as opções, o recolhimento deve ser realizado no prazo de 14 dias contados do dia da entrega da GIA, sob pena de indeferimento automático. 

A verificação do pagamento é feita de forma automática. Não é necessário ir ao Posto Fiscal apresentar o comprovante do recolhimento da taxa. 

As empresas do Simples Nacional estão dispensadas do pagamento da taxa de substituição de GIA de períodos anteriores, conforme artigo 31, Inc XIII da Lei 15.266, de 26-12-2013. 

Poderão ser realizadas verificações fiscais, para a análise da GIA Substitutiva. Também poderão ser solicitadas a apresentação dos documentos fiscais que motivaram a substituição, a critério do responsável pela Unidade.  

A GIA – SP é uma das principais obrigações acessórias do país devido ao estado de São Paulo ser a Unidade Federativa com o maior número de contribuintes da União. 

Ela é considerada uma obrigação com grau complexidade alto. Isso se dá pois deve conseguir contemplar cenários de diversos tipos de contribuintes diferentes, e também um volume de informações elevado. 

Dada a complexidade, a chance de o contribuinte cometer erros no processo de apuração e confecção da GIA/SP é grande. Vamos elencar agora alguns dos pontos mais comuns que levam a empresa a ter que realizar o processo de retificação / substituição da GIA-SP: 

• Erros de escrituração: Podemos observar diversos tipos de erros de escrituração, mas alguns se destacam. Normalmente quando a empresa realiza sua própria escrituração de documentos de entrada e saída, os problemas se concentram nas entradas, por esse processo ainda ser muito manual. Ausências ou erros de digitação na chave da nota, valores de documentos digitados errados, informações de contribuinte incorretas, CFOP equivocado. São diversas possibilidades, que com o procedimento e a solução adequada podem ser corrigidos ou mitigados sem necessidade de um grande esforço da equipe fiscal.

• Omissão de informações: Nesses casos o contribuinte deixa de apresentar informações essenciais para o processo de apresentação da GIA/SP. A não apresentação de documento fiscal sequer já gera a necessidade de uma retificação/substituição da obrigação.
• Erros de apuração: A apuração é o ponto central do preenchimento de uma obrigação acessória, pois é nela que será determinado o valor de tributos a recolher, ou se possuímos saldos credores. Neste sentido, é bastante comum vermos erros de escrituração por ausência de detalhamento das informações e pela escrituração dos impostos em colunas erradas do livro fiscal, levando a uma apuração dos valores de forma imprecisa. Para tal, possuir uma solução especialista nesta função é essencial, podendo gerar economia para empresa e muitas vezes até oportunidades tributárias.

Como evitar: Comentamos apenas algumas das hipóteses para enfrentarmos erros na geração da GIA/SP e já ficou claro que se o processo de elaboração da obrigação não é realizado com a devida atenção necessária enfrentaremos problemas posteriormente.  

Para não enfrentar dificuldades na entrega da obrigação é altamente recomendado o uso de uma solução integrada que gere as informações de forma consistente e com os mesmos dados que foram escriturados no ERP, e que faça as devidas verificações previamente ao envio da GIA-SP. Para isso a Synchro desenvolve  soluções fiscais especialistas no atendimento das obrigações fiscais, garantindo aos contribuintes tranquilidade e segurança em todo o processo de apuração e geração dos arquivos.  

GIA SP – Retificação / Substituição – Procedimentos

Para a geração do arquivo “.SFZ”, é preciso elaborar a GIA no software GIA, disponível para download no site do Portal da Fazenda de São Paulo. 

Segue o passo a passo:  

Ao abrir o programa GIA: 

1) Clicar no menu “Contribuinte” – “Selecionar”, buscar o contribuinte na lista oferecida cuja GIA Substitutiva será elaborada; 

2) No menu “Referência” – “Selecionar”, buscar o período objeto de alteração; 

3) No menu “Referência”, alterar o tipo da GIA para “Substitutiva”; 

4) Fazer as correções pretendidas na GIA de forma que a GIA Substitutiva reflita fielmente os valores escriturados (não deverão ser informados apenas os valores alterados, uma vez que a GIA substitutiva prevalecerá sobre a normal na conta fiscal); 

5) Consistir a guia através do menu “Referência” – “Consistir”, após o término do preenchimento da GIA substitutiva; 

6) Caso haja inconsistência, deverá ser corrigida. Não sendo pertinente a inconsistência, dar duplo clique no “X” para ignorá-la. 

7) Gerar os arquivos, no menu “Arquivo” – “Gerar GIAs”. Deve-se buscar, na aba “GIAs substitutivas”, o contribuinte e a referência e clicar no botão “Gerar Substitutivas” (uma janela de confirmação e uma pergunta sobre a intenção do usuário salvar os arquivos em outro local. Recomenda-se que sejam salvos em uma pasta criada pelo usuário, para melhor organização. Não renomear o arquivo gerado para evitar problemas no processamento e consequentemente a necessidade de substituição da Declaração); 

8) Acessar o Posto Fiscal Eletrônico e transmitir o arquivo da GIA Substitutiva gerado, da mesma forma que é transmitida a GIA normal. 

Para fim de conhecimento, segue a fundamentação legal da Substituição da GIA: 
 

1) SUBSTITUIÇÃO DE GIA – artigo 256 do RICMS (Decreto nº 45.490/2000). 

“Artigo 256 – A alteração de dados constantes na guia de informação somente será admitida com observância de critérios, condições e prazos fixados pela Secretaria da Fazenda (Lei 6.374/89, art. 56, com alteração da Lei 10.619/00, art. 1º, XXIII)”. 

2) SUBSTITUIÇÃO DE GIA -Artigo 17 da Portaria CAT nº 92/1998 – Anexo IV- Capítulo III. 

“Da GIA Substitutiva 

Artigo 17 – Os erros e as omissões no preenchimento da GIA constatados após a transmissão do seu formulário eletrônico à Secretaria da Fazenda serão corrigidos mediante a apresentação de GIA substitutiva. 

• 1º – Para fins do cumprimento do disposto neste artigo, o contribuinte deverá, observadas as demais disposições deste Anexo:

1 – preencher um novo formulário eletrônico da GIA, corrigindo os dados errados e repetindo os dados corretos; 

2 – transmitir, à Secretaria da Fazenda, o formulário eletrônico da GIA preenchido nos termos do item 1. 

• 2º – O formulário eletrônico de substituição da GIA não será recepcionado caso haja outra GIA substitutiva, do mesmo estabelecimento e para a mesma referência, pendente de análise pela Secretaria da Fazenda.
• 3º – A critério do Chefe do Posto Fiscal de vinculação do contribuinte, ou do responsável por ele designado, poderão ser realizadas verificações fiscais para fins de análise e deferimento da substituição da GIA.
• 4º – Caberá ao contribuinte acompanhar o andamento do processamento da GIA substitutiva por meio do PFE – Posto Fiscal Eletrônico, no módulo NovaGIA.
• 5º – A substituição de GIA somente será analisada após a comprovação do pagamento de uma das seguintes taxas:

1 – da taxa única anual prevista no §1º do artigo 1º da Lei 7.645, de 23-12-1991, hipótese em que a comprovação do pagamento será feita automaticamente; 

2 – da taxa prevista no item 11.1 da Tabela a anexa à Lei 7.645, de 23-12-1991, referente à retificação ou substituição de GIA, hipótese em que o contribuinte deverá comparecer ao Posto Fiscal de sua vinculação para comprovar o pagamento. 

• 6º – Se, no prazo de 14 (quatorze) dias contados da data da transmissão do formulário eletrônico de substituição da GIA, não for feita a comprovação do pagamento da taxa referida no § 5º, a GIA substitutiva será automaticamente recusada.”

3) RECONSTITUIÇÂO DA ESCRITA FISCAL – artigo 226 do RICMS (Decreto nº 45.490/2000). 

“Artigo 226 – A escrita fiscal somente será reconstituída quando, evidenciada a impossibilidade ou a inconveniência de saneá-la por meio de registros corretivos, for (Lei 6.374/89,art. 67, § 1º): 

I – autorizada pelo fisco, a requerimento do contribuinte; 

II – determinada pelo fisco. 

• 1º – Em qualquer caso, a reconstituição, que se fará no prazo fixado pela repartição fiscal, não eximirá o contribuinte do cumprimento da obrigação principal e das obrigações acessórias, mesmo em relação ao período em que estiver sendo efetuada.
• 2º – O débito apurado em decorrência da reconstituição ficará sujeito à atualização monetária e aos acréscimos legais”.